Ngày nay, những doanh nghiệp thường áp dụng những phần mềm quản lý công việc để quá trình hoạt động của doanh nghiệp diễn ra đơn giản và trơn tru hơn. Việc sử dụng phần mềm công nghệ để quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và hiệu quả mang lại cũng hiệu suất hơn so với cách quản lý truyền thống. Trong bài viết ngày hôm nay, Mở Công Ty VN Song Kim sẽ giới thiệu đến mọi người về một vài phần mềm giao việc khá hữu hiệu.
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm theo dõi công việc có thể được hiểu là một công cụ quản lý công việc, các nhiệm vụ hay yêu cầu từ công việc theo một quy trình từ giai đoạn bắt đầu đến kết thúc. Sao cho công việc đó được hoàn thành một cách tốt nhất và đúng deadline. Mọi quy trình đều được quản lý và được tự động hóa.
Mỗi người đều có thể chủ động trong việc thực hiện công việc của bản thân, bởi những công việc đã được lên sẵn. Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp người dùng tránh được những vấn đề như bỏ lỡ công việc được giao và hoàn thành công việc đúng hạn, hiệu quả công việc tốt nhất và chất lượng công việc đạt tiêu chuẩn.
Những phần mềm quản lý này đang ngày càng trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ. Hiện nay, phần mềm đã có những tích hợp các tính năng trên nhiều loại thiết bị như: di động, laptop, máy tính bảng… Điều này giúp người dùng có thể sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi, thuận tiện trong nhu cầu cần di chuyển nhiều. Phần mềm này dẫn đem lại những lợi ích cực kì lớn, là một trợ thủ đắc lực của mọi nhà quản trị.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách quản lý thời gian làm việc khoa học và hiểu quả
Những ích lợi mà phần mềm theo dõi công việc đem lại
Trong thời kỳ đang dịch bệnh hoành hành như hiện nay. Nhiều doanh nghiệp chọn cách sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí là một lựa chọn phù hợp cả về bối cảnh mà còn giải quyết được một khoản chi phí lớn. Vậy những phần mềm này mang lại những ích lợi gì trong việc quản lý doanh nghiệp? So với cách quản lý truyền thống thì sử dụng phần mềm này có ưu điểm nào? Hãy tìm hiểu cùng chúng tôi qua những thông tin dưới đây!
Tương thích và phù hợp với mọi thiết bị khác nhau
Với đối tượng sử dụng phần mềm phải có các thiết bị di động, mà người dùng sẽ có đa dạng những thiết bị khác nhau. Vậy nên mọi phần mềm về quản lí công việc đều được phát triển để có thể tương thích với nhiều các loại thiết bị khác nhau. Từ cả điện thoại di động, laptop hay máy tính để bàn, ipad,… đều có thể sử dụng được. Các phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí hay trả phí đều có thể sử dụng trên cả hệ điều hành như Android, iOS, Window.
Quản lý và lưu trữ thông tin
Đối với cách quản lý truyền thống sẽ thường sử dụng cách giao tiếp bằng lời nói hơn hoặc là những ghi chú cá nhân. Điều này chỉ giúp giải quyết tốt trong những trường hợp cần xử lý những công việc đơn giản. Nhưng nếu với khối lượng công việc lớn thì điều này rất khó để kiểm soát đúng tiến độ công việc.
Vậy nên khi sử dụng các phần mềm quản lý công việc để giao việc cho nhân viên, mọi thông tin đều được quản lý và lưu trữ trên hệ thống. Nhà quản trị chỉ cần lên lịch trình và giao những nhiệm vụ cần thiết cho nhân viên qua ứng dụng trực tuyến. Mọi nhân viên sẽ sử dụng trên một nền tảng duy nhất, chủ động trong công việc được lên sẵn trên hệ thống. Ưu điểm hơn nữa là nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi nhân viên và quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn.
>>> Có thể bạn quan tâm: Nghệ thuật quản lý nhân viên trong doanh nghiệp SMEs
Điều hành mọi công việc tiện lợi và nhanh chóng hơn
Thường thì tại mỗi công ty sẽ sử dụng bộ office chủ yếu là excel. Ngoài ra còn có email, google drive,… các ứng dụng này tuy là sử dụng trong báo cáo công việc khá là hiệu quả nhưng mà không thực sự tiện lợi và nhanh chóng.
Nếu trong những công việc cần tiến độ hoàn thành nhanh chóng thì các ứng dụng này sẽ rất tốn thời gian, quá trình báo cáo và tiến độ hoàn thành sẽ bị chậm trễ. Còn nếu trao đổi qua các ứng dụng như zalo, skype hay những app chat khác thì dễ bỏ lỡ (trôi) tin nhắn dẫn đến việc người được phân công không nắm được, hoặc quên công việc đã được cấp trên phân công.
Chính vì vậy, để có thể giải quyết được công việc nhanh chóng vừa tiện lợi lại đảm bảo tiến độ công việc thì sử dụng phần mềm quản lý tiến độ công việc là vô cùng phù hợp. Ứng dụng công nghệ này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong cách quản lý. Người quản lý có thể theo dõi tất cả công việc, quản lý từng phòng ban thậm chí là từng nhân viên. Có thể theo dõi và cập nhật tiến độ công việc cũng như nắm bắt được công việc nào đã và đang thực hiện, công việc nào chưa thực hiện.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách giữ chân nhân viên trong doanh nghiệp SMEs
Hỗ trợ và quản lý nhân viên thực hiện công việc hiệu quả
Phần mềm quản lý công việc cũng giúp quá trình trao đổi trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Nhà quản lý và nhân viên của mình có thể tương tác rất thuận tiện với nhau trên ứng dụng này. Có thể sắp xếp công việc như lịch biểu, bảng công việc mới, tạo nhóm làm việc,…
Người quản lý có thể phân bổ nhân lực hợp lý để có thể đảm bảo nguồn lực thực hiện công việc phù hợp. Có thể kịp thời hỗ trợ nhân viên khi gặp những vấn đề cần giải quyết. Sử dụng phần mềm quản lý công việcvừa tiết kiệm được thời gian mà hiệu suất cũng được tăng cao.
Những yếu tố nào để lựa chọn một phần phềm quản lý công việc hiệu quả?
Ngay sau đây, dịch vụ thành lập công ty Song Kim sẽ gởi đến các bạn những yếu tố cần thiết để có thể lựa chọn 1 phần mềm quản lý công việc. Chúng tôi sẽ đưa ra một vài những đề xuất về những yếu tố cần có của một ứng dụng quản lý để người dùng có thể tìm kiếm được ứng dụng phù hợp với mình.
Yếu tố đầu tiên là người dùng hãy lựa chọn phần mềm quản lý công việc là dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Bởi có nhiều phần mềm, những tính năng sẽ có sự khác biệt ít hay nhiều. Nên doanh nghiệp bạn cần phần mềm có những tính năng nào thì hãy liệt kê ra và tìm kiếm phần mềm tương thích với nhu cầu.
Tùy vào mục đích nhà quản lý muốn sử dụng trên nền tảng All-in-one hay là phần mềm trên nền tảng chuyên biệt Microservice.
Tùy thuộc vào ngân sách đối với những phần mềm quản lý công việc có trả phí.
Hãy dùng thử phần mềm trước khi đăng ký sử dụng phần mềm quản lý.
Top công cụ quản lý công việc tối ưu nhất
Với những thông tin như trên, chắc hẳn mọi người cũng hiểu rõ đặc điểm của những phần mềm giao việc cho nhân viên miễn phí. Với hàng loạt những công cụ quản lý đang xuất hiện dạo gần đây thì nên lựa chọn sử dụng phần mềm nào là tốt nhất. Nhà quản trị nên áp dụng phần mềm nào giúp tăng năng suất hiệu quả hơn. Tiếp theo đây dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh Song Kim sẽ giới thiệu vài phần mềm quản lý hữu hiệu mọi công việc trong công ty. Cả về ưu điểm và khiếm khuyết cũng ba phần mềm này. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Faceworks
Phần mềm đầu tiên nằm trong Top 3 các phần mềm mà chúng tôi sẽ giới thiệu tới đây là Faceworks. Phần mềm này luôn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, được lập trình sẵn sàng hoặc là tùy chỉnh như theo yêu cầu của người sử dụng. Hoạt động trên nền tảng web và xây dựng trên cơ sở thuộc điện toán đám mây. Ứng dụng luôn cập nhật và nâng cấp thường xuyên các thao tác triển khai quản lý. Ứng dụng này có thể truy cập mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần bạn có thiết bị tương thích kèm với mạng internet.
ASANA
Đây là một trong những phần mềm giúp quản lý dự án cực kỳ hữu ích. Ứng dụng này hỗ trợ chạy trên nhiều giao diện cả web và cả thiết bị di động. Asana là phần mềm quản lý công việc, vậy nên thiết kế của phần mềm này giúp cho nhà quản trị sắp xếp, theo dõi công việc một cách hợp lý. Quá trình quản lý diễn ra nhanh chóng và hiệu quả công việc cũng tốt hơn.
Phần mềm quản lý công việc này có khá nhiều ưu điểm tuyệt vời trong . Điển hình là nó hỗ trợ hoàn toàn miễn phí cho một nhóm các thành viên từ 15 người trở xuống. Với giao diện thuận tiện và thân thiện với người dùng. Thiết kế các tính năng một cách khoa học và chuyên nghiệp. Quá trình báo cáo công việc trực quan, mọi hoạt động đều được cập nhật theo như thời gian thực. Tuy nhiên, ứng dụng này cũng có nhược điểm là nó không có bản Tiếng Việt và nếu số lượng nhân viên trên 15 người thì sẽ cần tốn một khoản phí dịch vụ để duy trì sử dụng.
Nhưng với những tính năng trên thì phần mềm Asana cũng đã đáp ứng được rất nhiều các doanh nghiệp có nhu cầu. Đây cũng là một cộng sự vô cùng hữu ích cho những nhà quản trị.
Wrike
Phần mềm Wrike được đánh giá rằng đây là phần mềm quản lý công việc cực kì hiệu quả và rất dễ sử dụng. Hiện nay, Wrike đã chạm mốc tệp khách hàng lên hơn 20.000 tổ chức sử dụng trên toàn thế giới. Ưu điểm rất lớn của phần mềm này là phù hợp trong công cuộc quản lý cho đội nhóm từ 5 người trở lên, đặc biệt là không giới hạn người dùng.
Cũng như các công cụ quản lý công việc khác, Wrike có đầy đủ mọi chức năng và tính năng cơ bản trong quá trình quản lý như giao việc, quản lý kế hoạch hoạt động kinh doanh và các dự án. Phần mềm này chưa hỗ trợ Tiếng Việt, tuy nhiên thì với những đánh giá về quản lý công việc mà người dùng đã trải nghiệm thì đây là một ứng dụng đáng để mọi doanh nghiệp sử dụng trong công cuộc quản lý của mình.
Chúng ta đã đề cập khá chi tiết thông tin về phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Cũng như gợi ý một vài những phần mềm uy tín nhất hiện nay để giúp cho quá trình quản lý của những nhà quản trị được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hãy theo dõi chúng tôi để có thể tìm hiểu thêm những thông tin bổ ích khác nhé!
