Cách sắp xếp công việc qua 7 bước giúp tối ưu năng suất 

Kỹ năng sắp xếp công việc hay kỹ năng quản lý công việc hiệu quả có thể giúp bạn giải quyết công việc cùng những vấn đề liên quan một cách nhanh chóng. Từ đó có thể mang đến hiệu quả cao hơn trong công việc và đạt được kết quả mong đợi. Chính vì vậy mà kỹ năng này được rất nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao từ các ứng cử viên. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp công việc khoa học thì tham khảo bài viết từ Mở Công Ty VN Song Kim ngay.  

Kỹ năng sắp xếp công việc giúp tối ưu năng suất

Cách sắp xếp công việc hiệu quả

Hiểu một cách đơn giản và dễ hiểu nhất thì sắp xếp và điều chỉnh công việc chính là quá trình xác định các nhiệm vụ bạn cần làm. Sau đó là phân chia thời gian thực hiện chúng một cách hợp lý và khoa học. 

Đối với những người đi làm thì đây luôn là kỹ năng quan trọng hàng đầu. Điều này thể hiện tư duy, trách nhiệm cùng năng lực của các cá nhân. Đồng thời đối với những nhà quản lý doanh nghiệp, trưởng đội nhóm, thì không chỉ phải biết cách sắp xếp việc làm của bản thân, mà còn phải biết cách sắp xếp công việc cho nhân viên. Kỹ năng sắp xếp công việc là kỹ năng quan trọng nhất, không thể thiếu đối với các cá nhân đang ở cấp bậc quản lý. Để hoàn thiện kỹ năng này, đòi hỏi người quản lý phải luôn luôn trao dồi kiến thức chuyên môn, đồng thời cần có sự tinh ý khi phân công công việc cho nhân viên. Người quản lý cần nắm rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân để có thể giao, sắp xếp công việc cho nhân viên phù hợp với thế mạnh của họ.

>>> Bài viết cùng chuyên mục: Mẹo giao việc cho nhân viên cấp dưới hiệu quả

Cách sắp xếp công việc hiệu quả tối ưu năng suất làm việc

Cách sắp xếp công việc

Có thể thấy kỹ năng sắp xếp công việc mang lại rất nhiều lợi ích cho công việc lẫn cuộc sống. Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp và điều chỉnh công việc hiệu quả và tối ưu nhất. Hãy tham khảo những phương pháp sau đây từ dịch vụ thành lập công ty Song Kim để áp dụng cho bản thân:

Lên danh sách những công việc cần thực hiện

Dù bạn có là người có trí nhớ siêu tốt đến thế nào chăng nữa, thì cũng không thể nào tránh khỏi những sai sót và nhầm lẫn giữa các đầu công việc. Bởi mỗi ngày sẽ có rất nhiều những công việc mà bạn cần xử lý. 

Vậy nên việc lập ra một danh sách những việc cần làm là điều đầu tiên trong cách sắp xếp công việchiệu quả. Điều này có thể giúp bạn kiểm soát được lượng công việc của mình. Đồng thời dễ dàng trong việc quản lý và điều chỉnh lịch làm việc hơn. Đừng chỉ đến lúc bắt đầu làm rồi lỡ quên điều này lỡ quên điều kia. Sau đó kéo theo những việc khác không thể hoàn thành được. 

Ghi chú lại ở những nên dễ nhìn thấy

Điều tiếp theo bạn cần làm để có thể tăng cao hiệu quả của việc sắp xếp việc cần làm. Đó chính là hãy ghi chú những việc đã lên lịch và giấy nhớ dán tại nơi làm việc. Đây là cách làm thủ công đã phổ biến từ lâu cho đến nay vẫn rất nhiều người sử dụng cách truyền thống này. 

Tuy nhiên với thế hệ công nghệ hiện tại, bạn hoàn toàn có thể ứng dụng một cách dễ dàng hơn. Bằng những app nhắc nhở và ghi nhớ công việc trên mạng internet. Hãy thử tải về và sử dụng để nâng cao hiệu quả làm việc của bản thân. 

>>> Có thể bạn quan tâm: Top 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí mà bạn nên sử dụng

Tuyệt đối tập trung khi làm việc

Khi thực hiện việc sắp xếp công việc của mình bạn cũng cần đưa ra thời gian cụ thể cho từng đầu việc. Và điều quan trọng đó chính là trong thời gian đó bạn cần phải tập trung hoàn toàn. 

Bởi nếu bạn xao nhãng hay bị mất tập trung sẽ kéo dài thời gian làm việc hơn. Dẫn đến việc làm hỏng đi kế hoạch và trật tự công việc ngay từ đầu đã sắp xếp. Từ 1 việc không hoàn thành đúng thời gian sẽ kéo theo các công việc đã sắp xếp còn lại bị ảnh hưởng.

Nhưng lại hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn đều là nhờ khả năng tập trung. Kỹ năng sắp xếp công việckhông chỉ là lên lịch làm việc. Mà bên cạnh đó còn phải kiểm soát việc thực hiện một cách chặt chẽ. 

Làm việc dài kết hợp nghỉ ngơi ngắn

Một lời khuyên cho những ai muốn cách sắp xếp công việc khoa học. Đó là hãy thêm vào thời gian nghỉ ngơi và thư giãn trong lịch làm việc của mình. Muốn làm việc hiệu quả cần phải biết cân bằng giữa làm việc và nghỉ ngơi. 

Dù chỉ là 15 – 20 phút thì bạn cũng nên dành cho mình một khoảng thời gian để thư giãn. Bạn có thể đặt khoảng thời gian nhỏ sau khi kết thúc mỗi đầu công việc và bắt đầu việc mới. Thời gian ngắn này có thể giúp bạn lấy lại tinh thần và sự sảng khoái để làm việc. Nghỉ ngơi cũng như nạp lại năng lượng sau khi làm việc vất vả. 

Thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc

Sắp xếp công việc khoa học

Muốn sắp xếp công việc hiệu quả cao bạn cần phải quản lý và đánh giá thường xuyên. Chuyện này sẽ không khiến bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại mang lại hiệu quả cao. Giúp bạn kiểm soát được tất cả những công việc đã đang và sẽ làm. 

Đồng thời đánh giá được mức độ thực hiện của bản thân hiệu quả như thế nào. Để từ đó có thể thay đổi và điều chỉnh phù hợp hơn cho những kế hoạch trong tương lai. 

Áp dụng những quy tắc về thời gian

Quy tắc về thời gian cực kỳ quan trọng trong việc sắp xếp công việckhoa học và hiệu quả cao. Nhiều nhà nghiên cứu cũng đã đưa ra những quy tắc thời gian hiệu quả trong công việc.  Áp dụng những quy tắc này có thể giúp bạn đạt được hiệu quả làm việc cao. Tham khảo tại đây: 

  • Quy tắc 2 phút: Nếu có bất cứ điều gì có thể hoàn thành trong vòng 2 phút thì lập tức thực hiện ngay. 
  • Làm việc theo chu kỳ 90 phút một lần. Hãy chia những công việc của bạn thành 90 phút và dành sự tập trung vào đó. 
  • Nên để dành 5 đến 10 phút giải lao và trò chuyện: Điều này giúp hạn chế sự mệt mỏi và lấy lại tinh thần cùng sự tỉnh táo. 

Chăm sóc tốt sức khỏe

Yếu tố cuối cùng trong việc sắp xếp công việchiệu quả chính là chăm sóc tốt sức khỏe. Thường xuyên tập thể dục và rèn luyện cơ thể lẫn tinh thần là điều cần thiết cho cơ thể của bạn. 

Đồng thời điều này cũng giúp giảm stress trong công việc hiệu quả. Sắp xếp và điều chỉnh công việc không chỉ là lên lịch làm việc, thực hiện và điều chỉnh. Mà quan trọng nhất đó là bản thân bạn phải tạo được động lực và tinh thần làm việc. 

Trong đó việc chăm sóc sức khỏe để cơ thể luôn tràn đầy sinh lực sẽ tiếp thêm cho bạn tinh thần làm việc không ngừng nghỉ. Và cuối cùng là mang lại hiệu quả cao trong công việc và nâng cao chất lượng cuộc sống. 

Tại sao cần sắp xếp công việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất?

Cách sắp xếp công việc khoa học

Bên cạnh việc xây dựng lên lịch làm việc cho bản thân mà các nhà lãnh đạo và quản lý cũng cần phải thực hiện việc phân công và sắp xếp, điều chỉnh công việc cho nhân viên của mình. Đây luôn là điểm quan trọng thể hiện vai trò lãnh đạo và thực lực cũng như kỹ năng của quản lý. Vậy tại sao lại cần phải sắp xếp, phân công công việc cho nhân viên một cách hiệu quả? Chi tiết như sau: 

Điều này mang lại hiệu quả tổng thể cho cả đội, nhóm: Tất cả các nhân viên có thể tăng năng suất làm việc và giúp kết quả dự án được cải thiện. Bên cạnh đó, khi giao việc cho nhân viên hiệu quả sẽ giúp nhân viên thoải mái trong công việc và tự tin phát huy năng lực của bản thân. Đây cũng là 1 trong các cách giữ chân nhân viên hiệu quả nhất mà người quản lý nên thực hiện.

Giảm thiểu chi phí ở mức tối đa: Hiệu quả của công việc nâng cao có thể giúp tối ưu chi phí của các giám đốc. 

Ngoài ra còn giúp cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như mang lại lợi thế cạnh tranh lớn cho công ty. 
Trên đây là những thông tin về cách sắp xếp công việc hiệu quả. Hy vọng những chia sẻ từ dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh Song Kim có thể giúp bạn hiểu hơn về những phương pháp sắp xếp, lên lịch và điều chỉnh công việc tối ưu hơn. Theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều kỹ năng làm việc hữu ích hơn.

Bài viết liên quan


    This will close in 0 seconds

    0986.23.26.29
    Chat Zalo