Quy trình làm việc của một công ty được hiểu như thế nào? Đối với các doanh nghiệp thì việc xây dựng được một quy trình hợp lý là điều rất cần thiết. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp gặp không ít khó khăn trong việc xây dựng quy trình này. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn chi tiết nhất về quy trình việc làm cũng như các bước để xây dựng được một quy trình hiệu quả.
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cách thức thực hiện các công việc theo những tiêu chuẩn, quy định được đặt ra. Quy trình này được tạo ra nhằm đảo bảo hoàn thành mục tiêu công việc. Quy trình thực hiện một công việc của doanh nghiệp cũng có thể được chỉnh sửa và bổ sung để phù hợp với tính chất của từng giai đoạn.
Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình làm việc với doanh nghiệp
Xây dựng được một quy trình thực hiện công việc là điều rất quan trọng với các công ty, doanh nghiệp. Một quy trình hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích như:
Hỗ trợ doanh nghiệp xác định được mục tiêu công việc
Doanh nghiệp có một quy trình làm việc khoa học sẽ rất hữu ích với các nhà lãnh đạo, quản lý, đội ngũ nhân viên. Từng cá nhân có thể xác định rõ ràng nhiệm vụ của bản thân. Bên cạnh đó, họ sẽ hiểu được những mục tiêu công ty đã đề ra. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai các kế hoạch theo đúng như dự định ban đầu. Việc xây dựng được quy trình làm việc sẽ giúp quản lý nhân viên và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên được dễ dàng. Giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên
Nhờ vào quy trình làm việc của công ty, đội ngũ nhân viên sẽ có kế hoạch và nhiệm vụ rõ ràng hơn. Họ cũng sẽ phát huy tối đa các kỹ năng quản lý công việc. Nhân viên sẽ làm việc theo một quy trình khoa học chứ không phải làm đến đâu nghĩ đến đó. Làm việc nhanh chóng theo quy trình đã vạch ra, nhân viên sẽ giúp nâng cao tỷ lệ thành công của dự án.
Dễ ứng phó trong mọi tình huống
Quy trình làm việc của công ty sẽ hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc giám sát quy trình thực hiện công việc của từng bộ phận. Nhờ đó, các nhà lãnh đạo có thể nhanh chóng phát hiện các vấn đề hay những sai sót trong dự án. Mọi vấn đề cũng như sai sót sẽ được đưa ra giải pháp kịp thời. Từ đó doanh nghiệp sẽ hạn chế được tối đa tổn thất có thể xảy ra.
Nhà lãnh đạo dễ dàng giám sát được hiệu quả công việc
Tiến độ và kết quả công việc là những tiêu chí để đánh giá chất lượng trong quy trình làm việc của các cá nhân hay đội nhóm. Để dự án diễn ra đúng tiến độ thì một quy trình hợp lý luôn rất cần thiết. Nhờ vào nó mà doanh nghiệp có thể giám sát được khả năng hoàn thành công việc của nhân viên dễ dàng và chính xác nhất.
>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói
Các bước cần thiết để xây dựng một quy trình làm việc
Tầm quan trọng của quy trình thực hiện công việc là điều mà bất công ty, doanh nghiệp nào cũng hiểu được. Nhưng để xây dựng được một quy trình phù hợp, hiệu quả lại là điều không hề dễ dàng. Mời bạn cùng Song Kim tham khảo các bước cơ bản trong việc xây dựng quy trình thực hiện công việc dưới đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu, mục đích của công việc
Việc đầu tiên các doanh nghiệp cần làm chính là xác định được mục đích và nhu cầu công việc. Xác định được nhu cầu sẽ nâng cao chất lượng hệ thống làm việc. Bên cạnh đó, những tiêu chuẩn, cấu trúc mới cho doanh nghiệp sẽ được áp dụng và thực hiện theo ý của lãnh đạo. Với mục đích, nó sẽ giúp doanh nghiệp vạch ra các bước thực hiện công việc. Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp phương pháp để kiểm soát cũng như thời gian tiến hành công việc.
Bước đầu tiên này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể, tóm lược được toàn bộ quy trình làm việc. Nhờ đó, nhà lãnh đạo có thể hướng đến những bước quan trọng tiếp theo.
Bước 2: Xác định các bước cần thực hiện ở đây là gì?
Xây dựng các bước trong quy trình làm việc của một công ty sẽ có nhiều cách. Do tùy thuộc vào tính chất của công việc, không có con số chính xác về các bước xây dựng quy trình này.
Tuy nhiên, nếu có quá nhiều bước trong quy trình sẽ gây cản trở cho việc kiểm soát. Vì thế, các doanh nghiệp hiện nay đều ưu tiên công thức 5W1H-5M để xác định các bước cho quy trình.
Trong đó, 5W1H là:
- What? – Nội dung công việc.
- Why? – Mục tiêu, nhu cầu của công việc là gì?
- When? – Thời gian khởi đầu và kết thúc công việc.
- Where? – Địa điểm thực hiện công việc ở đâu?
- Who? – Cá nhân, đội nhóm thực hiện công việc.
- How? – Cách thức, quá trình thực hiện công việc như thế nào?
5M có nghĩa là xác định nguồn lực:
- Nhân lực: Nhân sự thực hiện công việc đảo bảo trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất.
- Tài chính: Chi phí đầu tư thực hiện công việc là bao nhiêu?
- Hệ thống cung ứng nguyên vật liệu: Trở thành nhà cung ứng cần những tiêu chuẩn nào? Tiêu chuẩn của nguyên vật liệu?
- Trang thiết bị – Công nghệ: Máy móc cần đáp ứng những tiêu chuẩn nào?
- Phương pháp thực hiện: Cách thực hiện công việc như thế nào?
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Top 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí thông dụng
Bước 3: Kiểm soát hoạt động công việc
Để quy trình làm việc diễn ra hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần có phương pháp kiểm soát, đánh giá công việc. Điều này để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng hướng, không có sai sót.
Việc kiểm soát hoạt động công việc dựa trên các yếu tố:
- Đơn vị đo lường của công việc.
- Dụng cụ, phương pháp đo lường công việc.
- Những điểm cần kiểm soát và đâu là điểm quan trọng.
- Khi tiến hành kiểm tra công việc, nhà lãnh đạo cần chú ý các yếu tố sau:
- Các bước cần thực hiện khi kiểm tra.
- Mức độ kiểm tra thường xuyên.
- Người thực hiện kiểm tra.
- Những phần việc quan trọng cần kiểm tra.
Bước 4: Kiểm tra & thử nghiệm
Đây là bước sẽ giúp doanh nghiệp nhận thấy được tính khả thi của quy trình làm việc. Bước này sẽ giúp làm rõ được tính thực tiễn của quy trình, giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp. Việc kiểm tra và thử nghiệm sẽ được chia làm 3 giai đoạn sau:
- Pre-test: Giai đoạn sản xuất thí điểm.
- Test: Quá trình thực hiện công việc.
- Đo lường độ khả thi của quy trình.
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Vì sao cần xây dựng lộ trình tăng lương tại doanh nghiệp
Bước 5: Mô tả các bước
Đây là giai đoạn mô tả lại chi tiết các bước trong quy trình làm việc. Nếu các bước thực hiện quá dài, doanh nghiệp có thể dùng tài liệu để hướng dẫn thực hiện.
Ngoài ra, người làm quy trình cũng cần tham khảo ý kiến của quản lý, nhân viên và những người thực hiện quy trình. Mục đích của việc này là để điều chỉnh phù hợp với năng lực, trình độ và văn hóa doanh nghiệp.
Bước 6: Hoàn thiện công việc
Bước cuối cùng trong xây dựng quy trình làm việc là hoàn thiện các tài liệu, biểu mẫu đi kèm. Chúng có thể bao gồm những thuật ngữ chuyên ngành hay từ viết tắt cần giải thích. Ngoài ra, để nhân viên biết được những bước mà mình cần làm, bạn phải xác định rõ các biểu mẫu kèm theo mã số của biểu mẫu.
Trên đây là những thông tin về quy trình làm việc chi tiết nhất. Bên cạnh đó, bài viết cũng đã mang đến cho các doanh nghiệp những bước cơ bản trong việc xây dựng được một quy trình khoa học, hợp lý. Hy vọng các công ty, doanh nghiệp có thể áp dụng thành công các bước trên và xây dựng được một quy trình thực hiện công việc hiệu quả. Dịch vụ thành lập công ty Song Kim chúc các bạn thành công!
