Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp nhưng đây cũng là loại chi phí cố định làm tiêu tốn không ít ngân sách hoạt động. Việc thuê văn phòng phù hợp với khả năng tài chính, thuận lợi trong công việc là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm. Chính vì thế, chủ đề kinh nghiệm thuê văn phòng là chủ đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hôm nay, bạn hãy cùng Song Kim tìm hiểu về vấn đề này nhé!
Thuê văn phòng là gì?
Trước khi chia sẻ về những nội dung tổng hợp kinh nghiệm thuê văn phòng tại bài viết. Hãy cùng Song Kim giải đáp, đánh giá tổng quan những thông tin liên quan đến thuê văn phòng.
Dịch vụ cho thuê văn phòng là một hình thức được khá nhiều đơn vị đã và đang cung cấp cho khách hàng. Cho thuê văn phòng là thuật ngữ chỉ việc người chủ sở hữu bất động sản (có thể sở hữu hoặc thuê lại) hợp pháp, khai thác bằng cách cho các công ty, doanh nghiệp thuê lại để làm việc. Chủ sở hữu bất động sản có thể chỉ đầu tư phần cơ bản (cho thuê sàn trống). Hoặc đầu tư thiết kế, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, tiện nghi (văn phòng trọn gói) để bán dịch vụ.
Những doanh nghiệp, công ty khi thuê thường sử dụng vào mục đích kinh doanh, làm việc. Thông thường, mỗi công ty sẽ lựa chọn dịch vụ dựa trên giá thuê, diện tích văn phòng, cơ sở vật chất đi kèm và địa chỉ đặt văn phòng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn có phải là chi phí hợp lý?
Top những kinh nghiệm thuê văn phòng hiệu quả
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp muốn tìm đơn vị thuê văn phòng thì nên cân nhắc về những kinh nghiệm thuê văn phòng mà dịch vụ đăng ký kinh doanh Song Kim sắp chia sẻ sau đây:
Tổng hợp những tiêu chí cụ thể khi thuê văn phòng
Khi đi thuê văn phòng, bạn nên xác định được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra những tiêu chí cụ thể khi đi thuê. Từ những tiêu chí đó, doanh nghiệp đi thuê sẽ dễ dàng xem xét mức độ phù hợp của của văn phòng mà mình định thuê. Một số tiêu chí cụ thể cần có là: vị trí, hạng văn phòng, giá thuê, các tiện ích đi kèm.
Khi đã có sẵn bộ tiêu chí chi tiết, rõ ràng giúp cho quá trình tìm kiếm nhanh chóng. Và sẽ giudp bạn hạn chế tối đa những chi phí có thể phát sinh không đáng có khi đàm phán
Khả năng về tài chính
Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòngquan trọng là yếu tố về tài chính. Việc thuê được văn phòng sang trọng vừa nội thất hiện đại có thể giúp nhân viên cải thiện tinh thần, hứng thú đối với công việc. Đồng thời, nó còn xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tốt nhất theo hướng chuyên nghiệp. Đây là điều mà bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh cũng mong muốn.
Tuy nhiên, hãy cân nhắc thật kỹ khả năng tài chính của bạn trong việc thuê văn phòng. Bạn phải dự phòng được chi phí thuê văn phòng trong ít nhất từ 12 tháng, để công ty có thể hoạt động ổn định. Vì điều mong muốn sau cùng của lãnh đạo doanh nghiệp là công ty phải hoạt động hiệu quả, mang về lợi nhuận. Do đó mà số tiền bỏ ra khi cho thuê văn phòng là một trong các danh mục chi phí cần cân nhắc thật thận trọng trước khi ra quyết định đầu tư.
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Coworking Space là gì?
Dành nhiều thời gian để tìm kiếm
Một kinh nghiệm thuê văn phòngkhác là dành nhiều thời gian để tìm kiếm, khảo sát thực tế nhiều địa chỉ cho thuê văn phòng trong khu vực mà bạn nhắm đến. Việc tìm được văn phòng phù hợp không hề dễ dàng, yêu cầu bạn phải xem xét, khảo sát thực tế tốn nhiều thời gian.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tự tin vào nguồn cung nên thường không đầu tư thời gian tìm kiếm. Do đó mà họ thường mắc sai lầm và dường như không tìm thấy chỗ thuê ưng ý; hoặc khi đã ký hợp đồng thuê lại cảm thấy không hài lòng với quyết định của mình. Đó là lý do vì sao khách hàng nên đầu tư thời gian để tìm kiếm. Lời khuyên tối ưu nhất là nên có sự chuẩn bị từ 4 – 6 tháng trước thời điểm muốn chuyển văn phòng.
Nắm rõ thông tin về nhà cung cấp và dịch vụ được cung cấp
Bạn cần bạn quan tâm đến đối tác cho thuê văn phòng trước khi có quyết định ký hợp đồng. Nó có nghĩa là việc bạn biết được đối tác là người như thế nào, dịch vụ mà họ cung cấp cho đáng tin hay không?
Sau đó, bản thân bạn cũng cần xác định một cách rõ ràng liệu thông tin, điều khoản hợp đồng chính xác hay chưa. Điển hình là nhà cung cấp phải làm rõ nội dung và những hạng mục liên quan đến: Diện tích thuê, giá điện nước, giá thuê, giá điều hòa, bảo vệ, an ninh, chỗ gửi xe, nhà vệ sinh, giờ giấc làm việc, thời gian thanh toán, …Hạng mục nào đã được tính vào giá thuê, hạng mục nào sẽ là chi phí phát sinh. Và chi phí phát sinh sẽ được tính cụ thể ra sao.
Ngoài ra, bạn nên tìm hiểu đối tác cho thuê văn phòng mà bạn đang làm việc có các dịch vụ cộng thêm để hỗ trợ về mặt pháp lý cho doanh nghiệp hay không? Vì đa số các đơn vị cho thuê văn phòng hiện tại đều có các dịch vụ cộng thêm để hỗ trợ khách thuê như: dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh, dịch vụ thiết kế website, logo,…
Cuối cùng, bạn phải đọc thật kỹ bản hợp đồng về những thông tin liên quan đến luật pháp. Xem đối tác cho thuê văn phòng mà bạn sắp lựa chọn có là đơn vị sở hữu hợp pháp văn phòng cho thuê hay không? Nếu địa chỉ bạn định thuê được đơn vị cho thuê thuê lại từ đơn vị khác thì thời hạn hợp đồng thuê sẽ kéo dài bao lâu. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc bảo vệ quyền lợi của bạn nếu có những tranh chấp xảy ra khi thuê văn phòng và sử dụng sau này.
Cơ sở vật chất được đầu tư
Nếu bạn là khách hàng khi đi thuê văn phòng thì nên xem kỹ mức độ đầu tư về cơ sở vật chất của đơn vị cho thuê. Bạn cần quan sát kỹ trang thiết bị tiên tiến, hiện đại đáp ứng được nhu cầu không.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét hệ thống văn phòng được trang bị hạ tầng viễn thông. Đặc biệt là hệ thống dự phòng phải ổn định với các trạm biến áp, máy phát điện dự phòng.
Đồng thời, bạn cũng cần quan tâm đến tính an toàn, dịch vụ vệ sinh được trang bị chu đáo. Điển hình nhất là vị trí lối thoát hiểm rộng, an toàn nếu có sự cố xảy ra hoặc là trần nhà không bị nứt, thấm dột hay không?… Đó là những chia sẻ đối với trang thiết bị trong cơ sở vật chất thuộc top kinh nghiệm thuê văn phòng.
Chú trọng nguyên tắc thuê văn phòng
Trong bất cứ giao dịch dân sự nào, việc tôn trọng nguyên tắc hợp tác, cân bằng lợi ích giữa các bên là cực kỳ quan trọng. Việc đàm phán sẽ dựa trên nguyên tắc cả 2 cùng có lợi. Chú trọng nguyên tắc thuê văn phòng là một kinh nghiệm thuê văn phòng cần phải ghi nhớ. Với mục tiêu cho cả người đi thuê và người cho thuê đạt đến thỏa thuận với kết quả tốt đẹp sau đàm phán. Điều quan trọng nhất là bạn phải tuân thủ nguyên tắc win-win để hai bên cùng có lợi.
Đây là những giá trị mà bài viết muốn chia sẻ về nội dung tổng hợp kinh nghiệm thuê văn phòng. Văn phòng chính là bộ mặt của công ty. Nhưng quan trọng hơn cả là doanh nghiệp của bạn phải hoạt động hiệu quả, mang về lợi nhuận. Chính vì thế, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi thê văn phòng. Song Kim chúc các bạn tìm được văn phòng ưng ý, phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
