Chi phí lương là loại chi phí thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp. Nhưng không phải cứ trả lương cho người lao động là mặc nhiên doanh nghiệp sẽ được khấu trừ khoản chi phí này. Hôm nay, Song Kim sẽ gởi đến các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, vừa mới thành lập bài viết phân tích về việc tối ưu chi phí lương, phù hợp với luật lao động, luật thuế TNDN. Đây là bài phân tích dựa trên kinh nghiệm hơn 10 năm cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp vừa và nhỏ mà chúng tôi đúc kết được. Mời các bạn cùng Mở Công Ty VN Song Kim tham khảo qua nội dung sau.
Chi phí lương có phải là chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Căn cứ điểm a, b khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, có quy định:
“Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.”
Song song đó, tại khoản 2.6 Điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định:
“2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.”
Kết luận: Đối với chi phí lương của người lao động, nếu đây là 1 khoản chi thực tế thì có thể sử dụng làm chi phí của doanh nghiệp (điểm a khoản 1 điều 4). Nhưng để chi phí lương này là chi phí hợp lệ (được trừ) khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần phải đáp ứng yêu cầu thứ 2, đó là phải có chứng từ hợp pháp theo quy định (điểm b khoản 1 điều 4). Vậy, để đảm bảo chi phí lương được chấp thuận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần làm gì? Hãy cùng dịch vụ mở công ty Song Kim tiếp tục tìm hiểu qua nội dung sau đây.
Đóng BHXH cho nhân viên
Tại doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi phí hoạt động rất hạn chế, nên việc đóng BHXH cho nhân viên sẽ “ngốn” 1 khoản chi phí không nhỏ trong ngân sách hoạt động của công ty. Mặt khác tại các doanh nghiệp nhỏ, nhân sự thường xuyên không ổn định do chính sách phúc lợi không bằng các công ty lớn. Cách quản lý, điều hành đôi khi còn nhiều bất cập dẫn đến việc nhân sự thay đổi thường xuyên. Chính vì thế, việc doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho nhân viên sẽ có những ưu nhược điểm sau đây:
Ưu điểm:
- Tuân thủ luật lao động, luật bảo hiểm xã hội
- Đảm bảo chi phí lương sẽ được chấp thuận 100% khi tính thuế TNDN.
- Đảm bảo quyền lợi của người lao động khi có ốm đau, bệnh tật, thai sản,…Từ đó, giúp người lao động gắn bó lâu dài với công ty.
Nhược điểm:
- Tốn thêm chi phí hoạt động khi phải chi tiền đóng BHXH cho nhân viên
- Nếu có sự thay đổi nhân sự liên tục, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian để làm các thủ tục về bảo hiểm xã hội như: báo tăng, báo giảm lao động, chốt sổ BHXH cho nhân viên.
Chính vì thế, tại các doanh nghiệp nhỏ, việc đóng bảo hiểm xã hội sẽ thường được ưu tiên đóng cho các nhân sự như: lãnh đạo doanh nghiệp, nhân sự cấp quản lý, các nhân viên có cam kết gắn bó lâu dài với công ty.
Hiện tại, theo quy định pháp luật, mức đóng BHXH tại doanh nghiệp sẽ là:
- Doanh nghiệp đóng: 21.5% x mức lương đóng BHXH
- Người lao động đóng: 10.5% x mức lương đóng BHXH
Và một khi doanh nghiệp đã chi tiền đóng BHXH cho nhân viên, thì đây chính là chứng từ hợp pháp để chứng minh chi phí lương của doanh nghiệp là chi phí hợp lệ. Đáp ứng đầy đủ quy định tại điểm a, b khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC như đã trình bài bên trên.
Lưu ý: tại khoản 2 Luật Bảo Hiểm Xã Hội 2014 có quy định đối với lao động ký hợp đồng từ 01 tháng trở lên, bắt buộc doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội cho NLĐ. Doanh nghiệp nên lưu ý để có thể thực hiện cho đúng, tránh vi phạm pháp luật về BHXH.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách giữ chân nhân viên giỏi trong doanh nghiệp
Không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Việc không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên là việc thường gặp ở các doanh nghiệp vừa thành lập, doanh nghiệp nhỏ. Việc không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên cho nhân viên có thể bị phạt lên đến 75 triệu đồng. Trừ các trường hợp sau đây, doanh nghiệp có thể khôngđóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên:
- Doanh nghiệp thuê nhân sự bán thời gian (NLĐ đã đóng BHXH tại 1 doanh nghiệp khác)
- Doanh nghiệp ký hợp đồng với người lao động dưới 1 tháng.
- Doanh nghiệp ký hợp đồng với người lao động trên 1 tháng nhưng lương thực lãnh chưa đến mức lương tối thiểu vùng.
Và đây cũng là 3 trường hợp thuê mướn lao động diễn ra phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập. Vì thông thường, chủ doanh nghiệp sẽ tự tay làm tất cả và doanh nghiệp không đủ ngân sách để thuê lao động toàn thời gian cố định tại doanh nghiệp.
Và khi không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên thuộc 3 trường hợp trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau đây để có đủ chứng từ hợp pháp khi tính thuế TNDN
- Trích 10% lương khấu trừ tại nguồn (khi chi trả) của người lao động và nộp cho cơ quan thuế
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý
- Cuối năm, doanh nghiệp sẽ cấp chứng từ khấu trừ thuế để người lao động tự quyết toán thuế TNCN.
>>> Có thể bạn quan tâm: Lương của giám đốc công ty TNHH MTV có phải là chi phí hợp lý?
Trên đây là bài phân tích chi tiết về thực trạng chi phí lương tại doanh nghiệp nhỏ; doanh nghiệp mới thành lập. Khi tuân thủ việc đóng BHXH cho nhân viên sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho người lao động và doanh nghiệp. Nhưng nếu việc thuê mướn lao động của doanh nghiệp thuộc các trường hợp không đóng BHXH, hãy trích lại 10% thuế TNCN khấu trừ tại nguồn và nộp cho nhà nước. Khi đó, chi phí lương của doanh nghiệp sẽ là chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.
Dịch vụ thay đổi GPKD chúc bạn thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống.
