Trong một thế giới hậu đại dịch, văn phòng truyền thống đã không còn là một giải pháp tối ưu. Lúc này đây văn phòng ảo nổi lên như một hiện tượng và đang ngày càng được ưa chuộng. Chính nhờ vào sự tiện lợi, thông minh của nó. Vậy văn phòng ảo là gì? Hãy cùng đi tìm hiểu và khám phá trong bài viết sau đây của Mở Công Ty VN Song Kim nhé!
Giới thiệu mô hình văn phòng ảo
Ngày nay, mọi người thường đi làm hàng giờ chỉ để ngồi vào bàn làm việc. Điều này nghe có vẻ không còn là điều thiết thực nữa. Đặc biệt là với thời đại kỹ thuật số, hầu hết công việc được thực hiện qua thiết bị công nghệ, lưu trữ bằng điện toán đám mây.
Tuy văn phòng truyền thống dường như không còn hiệu quả về chi phí hoặc trực quan. Nhưng không có nghĩa là nên loại bỏ hoàn toàn văn phòng. Nó cần phải thay đổi để thích nghi với thời đại 4.0. Bạn vẫn cần 1 địa chỉ để đặt địa chỉ công ty, nhận thư từ, thông báo từ cơ quan nhà nước, đối tác để có thể để công ty bạn hoạt động được xuyên suốt. Chính vì thế, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn mô hình văn phòng ảo để đăng ký làm trụ sở chính của công ty. Vậy văn phòng ảo là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết với những chia sẻ dưới đây nhé.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo là một dịch vụ cung cấp một loạt các chức năng kinh doanh có thể truy cập qua internet. Từ đó mà chủ doanh nghiệp và nhân viên và có thể làm việc từ xa. Nó cũng cho phép các công ty duy trì sự hiện diện của mình ở một địa điểm mong muốn. Đặc biệt là không cần phải trả tiền thuê mặt bằng thực tế.
Tức là bạn có thể có một địa chỉ văn phòng tại các vị trí đắc địa bậc nhất ở các quận trung tâm Tp. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng hay Hà Nội. Nhưng thực sự thì bạn lại đang làm việc tại nhà. Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp có nhiều lợi ích của văn phòng thực nhưng không cần bất kỳ không gian hoặc bàn làm việc thực tế nào.
Ý tưởng này thật ra xuất phát từ ngành Executive Suite và đã được bắt đầu một cách hiệu quả vào năm 1994. Bởi Ralph Gregory khi ông thành lập công ty mang tên ‘The Virtual Office, Inc”.
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Văn phòng chia sẻ là gì?
Kinh doanh văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Hiểu rõ văn phòng ảo là gì, bạn đọc sẽ thấy không có văn bản pháp luật nào đề cập đến thuật ngữ này. Văn phòng được phát sinh trong môi trường thực tế chứ không qua quy định cụ thể.
Định nghĩa về “doanh nghiệp” có trong Khoản 7 Điều 4 trong Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có địa điểm hoạt động, có đăng ký giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, pháp luật không giới hạn tối đa bao nhiêu doanh nghiệp được đặt tại một địa điểm cụ thể. Cơ quan đăng ký giấy phép kinh doanh cũng không quan tâm việc doanh nghiệp thực tế có hoạt động tại địa chỉ mà mình đã đăng ký hay không.
Mô hình văn phòng ảo cũng từ đó mà dần hoạt động rất mạnh mẽ tại Việt Nam. Một phần nhờ vào việc pháp luật nước ta không hề cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động.
>>> Có thể bạn quan tâm: dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giá tốt
Ưu nhược điểm của văn phòng ảo
Với những chia sẻ ở trên đã phần nào hiểu được văn phòng ảo là gì. Văn phòng ảo là một ‘không gian văn phòng’ được cho thuê. Tất nhiên nó mang lại cho chủ doanh nghiệp hầu hết tất cả các lợi ích của một tài sản thương mại. Cũng sẽ có một số nhược điểm khi quyết định sử dụng văn phòng ảo. Cùng tìm hiểu nhé.
Ưu điểm của văn phòng ảo
Ưu điểm của việc sử dụng văn phòng ảo là gì? Đây chính là những yếu tố góp phần giúp cho loại dịch vụ này phát triển mạnh mẽ. Cụ thể như sau:
Tiết kiệm chi phí
Một trong những phần tốn kém nhất của việc sở hữu một doanh nghiệp là mặt bằng hay địa điểm hoạt động. Điều này có ảnh hưởng to lớn đến chi phí kinh doanh hàng năm.
Vì thế đây là điều cần phải kể đến khi tìm hiểu ưu điểm của văn phòng ảo là gì? Bằng cách thuê một văn phòng ảo, bạn tiết kiệm được những khoản chi phí khổng lồ đó.
Địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp
Một trong những phần quan trọng nhất của việc vận hành một doanh nghiệp là có một địa điểm thực tế để có thể nhận các hồ sơ, giấy tờ từ cơ quan nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế. Đó cũng là yêu cầu pháp lý để thành lập công ty. Đặc biệt, một địa chỉ làm việc ở trung tâm thành phố sẽ gợi lên sự tin tưởng cao hơn. Từ đó tìm được nhiều khách hàng tiềm năng.
Dịch vụ điện thoại và thư từ
Hầu hết các văn phòng ảo hiện tại đều cung cấp dịch vụ điện thoại và thư từ. Nơi bạn được cung cấp số điện thoại đáng tin cậy. Nhờ vậy mà các cuộc gọi có thể được thực hiện bằng số điện thoại riêng của công ty bạn.
Các dịch vụ này thường bao gồm cả việc nhận thư và bưu kiện. Do đó đây là một cách hiệu quả để giảm thiểu chi phí trong việc giao tiếp. Nó cũng chính là yếu tố không thể bỏ qua khi tìm hiểu ưu điểm của văn phòng ảo là gì.
Linh hoạt và làm việc từ xa
Những người nhân viên với tinh thần thoải mái đương nhiên sẽ tạo ra hiệu suất tốt hơn. Thực tế là làm việc từ xa cắt giảm chi phí và thời gian cần thiết để đi lại trong và ngoài văn phòng hàng ngày.
Khi nhân viên của công ty có thể làm việc từ bất cứ nơi nào chắc chắn có thể cải thiện đáng kể tâm trạng của họ. Công được cũng sẽ được thực hiện một cách năng suất, mang lại kết quả tốt đẹp.
Nhược điểm của văn phòng ảo
Bên cạnh ưu điểm thì cũng cần biết nhược điểm của văn phòng ảo là gì. Cụ thể như sau:
Văn hóa công ty khó hòa nhập
Văn phòng truyền thống là dễ dàng xây dựng văn hóa công ty mạnh mẽ. Nơi nhân viên mới gặp gỡ đồng nghiệp của họ và có thể hình thành mối quan hệ bền chặt hơn.
Thật không may, nó lại là yếu tố đầu tiên khi hỏi nhược điểm của văn phòng ảo là gì.
Mặc dù sẽ rất khó để tạo mối quan hệ, sự liên kết giữa các nhân viên trong công ty. Tuy nhiên điều đó không đồng nghĩa đây là việc bất khả thi, không thể đạt được. Nếu nỗ lực và cố gắng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xử lý vấn đề này dễ dàng.
Dễ bị mất tập trung
Trong văn phòng ảo, hầu hết nhân viên có thể sẽ làm việc tại nhà. Điều đó có nghĩa là có rất ít hoặc không có cấu trúc chính thức cho những người làm việc từ xa. Từ đó sẽ có thể bị mất tập trung khi làm việc tại gia. Điều này đã được kiểm chứng qua nhiều nghiên cứu khác nhau.
Thiếu tài sản hữu hình
Thiếu tài sản chính là yếu tố cuối cùng khi nói về nhược điểm của văn phòng ảo là gì. Lúc này các tài sản hữu hình của doanh nghiệp như máy in và phòng họp đều không có. Nhân viên phải tự có trách nhiệm trong việc đảm bảo môi trường làm việc của mình.
Mức giá cho thuê văn phòng ảo hiện nay
Hiểu rõ ưu nhược điểm của văn phòng ảo là gì thì cần xác định giá cả để thuê. Mức giá rẻ là một trong những ưu điểm nổi bật nhất được nhiều công ty cân nhắc. Như đã kể ở trên văn phòng ảo tiết kiệm rất nhiều chi phí so với văn phòng truyền thống.
Chỉ cần bỏ ra khoản chi phí khoảng từ 400.000đ – 1.500.000 VNĐ. Doanh nghiệp đã dễ dàng sở hữu được một văn phòng ảo với địa chỉ đẹp tại các quận trung tâm. Cùng với đó là những dịch vụ tiện ích đi kèm vô cùng đầy đủ. Điều này giúp tiết kiệm đến 80% chi phí thuê văn phòng cho bạn.
Đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín hiện nay
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang gây sốt ở thị trường Việt Nam thời gian gần đây. Vậy nên dễ hiểu khi có nhiều đơn vị tổ chức phục vụ dịch vụ này. Các doanh nghiệp cần cẩn thận, chọn lọc tỉ mì để tìm ra những đơn vị thật sự uy tín, đảm bảo.
Một số câu hỏi về văn phòng ảo mà bạn cần biết
Ngay sau đây, dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh Song Kim sẽ gởi đến các bạn một số câu hỏi liên quan đến văn phòng ảo thường gặp. Mời các bạn tham khảo
Để biết thêm chi tiết về văn phòng ảo là gì? Thuê văn phòng ảo tại đâu? Hãy vào mocongty.vn – một đơn vị chất lượng, hàng đầu trong dịch vụ văn phòng ảo.Trên đây là những thông tin giúp bạn đọc phần nào hiểu rõ hơn về văn phòng ảo là gì? Liên hệ hotline của mocongty.vn để được tư vấn thêm về việc thuê văn phòng ảo nhé.
