Todolist là gì là một câu hỏi được rất nhiều người quan tâm bởi việc quản lý các đầu công việc là không hề dễ dàng. Để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn cần lập nên một danh sách công việc về các nhiệm vụ. Vậy làm cách nào để áp dụng và phát huy hết tác dụng của phương pháp này? Hãy cùng Mở Công Ty VN Song Kim tìm hiểu chi tiết về to do list qua bài viết dưới đây nhé!
Todolist là gì?
Todolist là một danh sách các nhiệm vụ bạn viết ra và cần phải hoàn thành trong ngày, tuần hoặc tháng… Nó được sắp xếp từ trên xuống dưới theo một trình tự ưu tiên từ rất quan trọng đến không quan trọng theo nhận định của bạn. Nói cách khác, To do list như là một kế hoạch được phác thảo một cách rõ ràng để hướng đến mục đích bạn mong muốn.
Một khi lập nên To-do-list càng cụ thể, bạn sẽ càng chú tâm vào thực hiện các nhiệm vụ đã vạch ra. Và hơn thế nữa là tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề xao lãng xung quanh. Danh sách việc cần làm này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc đáp ứng đúng tiến độ đã đặt ra.
>>> Bài viết cùng chuyên mục: 5 bước giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Những lợi ích bạn nhận được khi áp dụng Todolist hiệu quả
Không chỉ đơn thuần là danh sách ghi chú nhiệm vụ hay các công việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Todolist còn có thể đem đến cho bạn những lợi ích vô cùng tuyệt vời có thể kể đến như sau:
Có thể nhanh chóng xác định nhiệm vụ một cách rõ ràng
Đầu tiên, To Do List sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ cụ thể và cho bạn một cái nhìn tổng quát để quản lý chúng chặt chẽ hơn. Nhằm đảm bảo thực hiện chính xác và đầy đủ nhất các đầu công việc phải làm.
Vì khi nhìn vào bảng danh sách, bạn sẽ nắm bắt được những hạng mục nhỏ, chi tiết nhất và không bỏ sót việc nào. Với đặc điểm này, người dùng sẽ dễ dàng xây dựng thành công hướng đi và hoàn thành nhiệm vụ của mình.
Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để dễ dàng theo dõi
Mỗi dự án hay sự kiện đều có những đầu việc khác nhau. Thông thường thì mọi người có xu hướng chỉ làm những nhiệm vụ mà mình yêu thích trong tâm trạng tích cực và vui vẻ. Tuy nhiên, thói quen này thường dẫn đến hậu quả là tất cả việc khó hay quan trọng cần hoàn thành đều bị dồn đến cuối ngày khiến bạn không thể nào xoay sở kịp. Từ đó, kết quả cho ra sẽ kém chất lượng hoặc thiếu sót rất nhiều và có thể ảnh hưởng lớn đến bạn.
Chính vì vậy, việc áp dụng Todolist sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách khoa học nhất, sắp xếp mức độ ưu tiên hay các thời hạn cần hoàn thành. Tất cả sẽ tạo nên một hệ thống cuộc sống hoàn chỉnh và bạn chỉ cần nhìn vào đó để thực hiện từng việc một.
>>> Có thể bạn sẽ cần: Cách sắp xếp công việc giúp tối ưu năng suất
Tăng tính tập trung và cam kết khi áp dụng todolist
Soạn thảo một danh sách việc cần làm hiệu quả là cả một quá trình suy nghĩ và biết rõ từng nhiệm vụ và mức độ ưu tiên cần hoàn thành. Điều này thể hiện được tính trách nhiệm cũng như sự cam kết của người lên todolist nhằm giải quyết mọi việc trong tầm kiểm soát.
Phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua
Mặc dù bạn đã áp dụng Todo List một cách bài bản nhưng thời gian đặt ra chỉ mới là dự kiến và bạn không nắm chắc các biến số có thể xảy ra. Tùy vào tần suất hoạt động và cách bạn giải quyết công việc mà bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ sớm hay muộn. Hoặc cũng có thể thay đổi một vài đầu việc hay thứ tự của nó trong quá trình thực hiện để đảm bảo quản lý thời gian hiệu quả.
Chung quy lại, lập nên bảng danh sách những việc cần làm sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hiệu suất xử lý công việc. Cũng như dễ dàng chỉnh sửa sao cho vẫn đảm bảo sử dụng thời gian tối ưu và có ích nhất. Từ đó, công việc được hoàn thành một cách tốt nhất mà không lo trễ tiến độ hay làm qua loa.
Hoàn thành công việc liền mạch và tốt hơn khi không áp dụng todolist
Một điều tuyệt vời nữa mà Todolist mang lại là bạn sẽ nhận thấy bản thân ngày càng kiểm soát tốt hơn lượng công việc. Bên cạnh đó còn cố gắng thực hiện chúng một cách tốt nhất. Đặc biệt, cảm giác khiến bạn thích thú, kích thích tâm lý chính là khi kết thúc một nhiệm vụ nào đó, bạn chỉ cần tick vào ô “đã hoàn thành”. Và sau đó có thể an tâm tiếp tục hoàn thành những việc còn lại và không còn vướng bận hay lo lắng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Quy tắc giúp bạn cân bằng công việc và cuộc sống
Hướng dẫn sử dụng todolist hiệu quả cho người mới
Với những tiện ích được kể trên, vậy làm cách nào để sử dụng Todolist hiệu quả? Mời bạn đọc cùng dịch vụ thay đổi GPKD Song Kim theo dõi những lời khuyên về cách nâng cao năng suất làm việc dưới đây nhé!
Cố gắng liệt kê trước công việc theo định kỳ hàng ngày, hàng tuần
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ một to do list là gì và sau đó lập nên những kế hoạch cần thực hiện thành từng task cụ thể theo một khoảng thời gian nhất định. Dựa vào đó và bắt đầu triển khai danh sách nhiệm vụ nhỏ cho mỗi ngày để thực hiện hiệu quả. Đây cũng là một cách để bạn tránh bỏ quên các đầu công việc ở bất kỳ nhiệm vụ nào.
Trình bày công việc ngắn gọn cụ thể và chắt lọc những thông tin chính
Todolist nên được trình bày cụ thể và ngắn gọn. Bạn cần chia nhỏ từng nhiệm vụ và ước định khoảng thời gian thực hiện tối đa trong vòng 1-2 tiếng là tốt nhất. Vì nếu “khối lượng” việc quá nhiều, có tính quy mô lớn mà lại ghi chú mơ hồ thì không ổn. Việc miêu tả không cụ thể các đầu công việc chỉ khiến bạn rối rắm hơn trong khi thực hiện nó.
Những lưu ý cần thiết khi tạo một todolist hiệu quả cho riêng mình
Sau đây, dịch vụ đăng ký kinh doanh Song Kim sẽ gởi đến các bạn những lưu ý khi tạo todolist hiệu quả. Chi tiết như sau:
Lượng công việc trong list nên phù hợp với khả năng thực hiện công việc
Đây là lưu ý đầu tiên và quan trọng nhất mà một người mới bắt đầu làm todo list cần nắm rõ. Cá nhân tự lập thì cần đảm bảo tính thực tế và có thể hoàn thành được. Danh sách nhiệm vụ phải phù hợp trong khả năng giải quyết của bạn trong khoảng thời gian đặt ra. Tránh tình trạng dồn quá nhiều sẽ không có đủ thời gian thực hiện, đồng thời cũng tạo áp lực cho bản thân.
Chia nhỏ và phân bổ công việc sao cho đúng thời gian thực hiện mà không cảm thấy gấp rút
Khi lập một Todolist, bạn cần lưu ý phải chia nhỏ từng đầu việc theo khoảng thời gian thích hợp với bản thân. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách suôn sẻ và tránh việc trễ hạn. Sau mỗi quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng nên kiểm tra lại kết quả có đáp ứng đúng như kỳ vọng và rút kinh nghiệm cải thiện tốt hơn.
Dành ra khoảng thời gian dự phòng cho tất cả công việc trong todolist
Đây là một yếu tố cũng không kém phần quan trọng khi tạo danh sách công việc cho bản thân. Bởi lẽ, không ai có thể đoán trước được những tình huống đột ngột có thể xảy ra trong đời sống thường nhật. Vì vậy, việc dành ra khoảng thời gian dự phòng để giải quyết những trường hợp bất đắc dĩ là hoàn toàn cần thiết khi lên kế hoạch cho bất cứ điều gì.
>>> Bài viết cùng chuyên mục: Top 3 phần mềm quản lý công việc tốt nhất
Trên đây là toàn bộ những thông tin giải đáp thắc mắc về cách làm Todolist hiệu quả. Hy vọng bài viết đã giúp bạn đọc hiểu rõ khái niệm này và biết cách sử dụng danh sách công việc đáp ứng nhu cầu bản thân. Liệt kê danh sách các việc cần làm ngay hôm nay để quản lý thời gian và đạt được nhiều thành tích hơn nhé. Dịch vụ mở công ty Song Kim chúc các bạn thành công!
