Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mang đến những lợi ích lớn trong công việc và cuộc sống. Có bao giờ bạn tự hỏi vì sao cùng có một quỹ thời gian như nhau những lại có người xử lý được rất nhiều việc và cũng có người lại cảm thấy không đủ thời gian để thực hiện không? Điều này có thể được giải thích bởi cách sử dụng thời gian hiệu quả. Hay nói cách khác đó là kỹ năng sử dụng thời gian hiệu quả. Vậy quy trình quản lý thời gianđược diễn ra như thế nào? Cùng Mở Công Ty VN Song Kim tìm hiểu ngay!
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý hay sử dụng thời gian là quá trình lên kế hoạch cũng như tổ chức thời gian của mình. Trong đó là những hoạt động cụ thể và chi tiết nhất về những công việc cần thực hiện.
Chúng ta luôn biết rằng thời gian là có hạn và ai cũng có quỹ thời gian mỗi ngày 24h giống nhau. Vậy nên bí quyết để thành công nhanh chóng không thể thiếu chính là quản lý thời gian.
Sự hiểu quả của việc sử dụng thời gian được đánh giá dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau. Như kết quả công việc, khối lượng công việc mà bạn thực hiện nữa cũng như thời gian hoàn thành. Cân bằng được những yếu tố này có thể giúp bạn biết cách sử dụng thời gian hiệu quả.
>>> Có thể bạn quan tâm: Top 3 phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến hiện nay
Lợi ích của quản lý thời gian hiệu quả là gì?
Việc quản lý thời gian hiệu quả là cực kỳ quan trọng đối với mỗi chúng ta. Nhất là khi bạn là chủ 1 doanh nghiệp nhỏ; hay bạn kinh doanh tự do, việc quản lý, sắp xếp thời gian phải được bạn chủ động thực hiện. Vậy khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang đến những lợi ích gì? Hãy cùng Song Kim tìm hiểu qua nội dung sau đây:
Nâng cao năng suất
Biết cách quản lý thời gian một cách hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng suất làm việc. Bởi vì nếu bạn lên danh sách làm việc và sắp xếp kế hoạch một cách hiệu quả. Dựa vào mức độ quan trọng và sự ưu tiến trong các công việc để lên kế hoạch.
Như vậy bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng và rồi hoàn thành nhanh chóng. Cùng với đó bạn sẽ không phải nghĩ suy về việc tiếp theo mình cần phải làm gì.
Từ đó tăng thêm hiệu quả công việc của bạn. Về cơ bản việc sử dụng thời gian hiệu quả chính là sắp xếp và đưa ra kế hoạch làm việc tốt nhất. Ngăn ngừa việc lãng phí thời gian cùng công sức vào những chuyện không cần thiết.
>>> Có thể bạn quan tâm: quy trình 3 bước giúp giao việc cho nhân viên cấp dưới hiệu quả
Giảm căng thẳng, áp lực
Việc rèn luyện được kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả có thể giúp bạn giảm căng thẳng. Những deadline sẽ không làm khó được bạn nếu bạn biết rõ thời gian làm việc của mình. Đồng thời với nhiều thời gian để suy nghĩ và làm việc hiệu quả công việc cũng nhờ vậy mà tăng lên. Ngược lại, nếu thiếu kỹ năng này có thể dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều những áp lực. Từ đó có thể đưa ra những quyết định sai lầm vì không đủ thời gian để cân nhắc.
Không mất nhiều công sức
Biết cách quản lý thời gianmột cách hiệu quả giúp bạn có thể tự tin hoàn thành nhiều công việc hơn trong khoảng thời gian ngắn. Từ đó bỏ ra ít công sức cho những việc không cần thiết và chỉ tập trung vào chuyên môn.
Bạn sẽ hoàn thành được nhiều nhiệm vụ với hiệu quả cao khi thực sự tập trung tối đa. Ưu tiên và kết hợp cùng nhiều việc cần làm với quỹ thời gian ngắn hạn. Đây chính là một cách để làm việc với ít công sức và tiết kiệm thời gian hơn.
Hạn chế nhiều thói xấu
Có bao giờ bạn cảm thấy chán nản vì làm mãi mà chẳng thể xong việc. Vậy nên ngay lúc đó họ sẽ giải tỏa bằng việc tìm đến những hoạt động giải trí khác. Cụ thể như facebook, nói chuyện với bạn bè cùng đồng nghiệp. Đặt mình trong tình trạng trì hoãn và đơn người ra để thắng chiến và phát triển.
Bên cạnh đó việc không sắp xếp thời gian hiệu quả có thể khiến bạn làm việc trơn tru hơn và luôn tích cực. Sự hạnh phúc khi làm điều mình thích sẽ là động viên và giúp bạn thực hiện công việc rành mạch hơn.
Việc quản lý thời gian hiệu quả chắc chắn sẽ mang lại cho chúng ta những lợi ích
không ngờ trong công việc cũng như đời sống. Vậy, muốn lập kế hoạch quản lý thời gian, chúng ta cần phải tuân thủ quy trình như thế nào? Hãy cùng dịch vụ thành lập doanh nghiệp Song Kim tiếp tục tìm hiểu qua nội dung sau đây.
Quy trình quản lý thời gian chuẩn nhất
Tiếp theo đây là quy trình quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả. Bạn có thể sử dụng quy trình này để xây dựng kế hoạch quản lý và sử dụng thời gian cho bản thân. Đồng thời đánh giá từng mức độ thực hiện các bước để có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất. Tham khảo ngay:
Bước 1: Xác định mục tiêu cho từng công việc
Việc đặt ra mục tiêu là điều đầu tiên cần phải làm trong tất cả các bản kế hoạch. Và đối với việc quản lý cũng như phân bổ thời gian cũng không thể thiếu phần này. Một mục tiêu rõ ràng, dễ dàng đo lượng được có thể giúp bạn hiểu rõ điều mà mình hướng tới là gì.
Từ đó đưa ra những công việc cần làm và nên làm để hoàn thành mục tiêu. Khi những công việc lớn lao được cụ thể hóa bởi sự chi tiết trong từng mục tiêu. Điều này có thể giúp bạn tự tin và chủ động hơn để trong mọi công việc của mình.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách lập quy trình đào tạo nội bộ cho SMEs
Bước 2: Lên danh sách công việc
Tiếp theo, sau khi hoàn thành việc đưa ra những mục tiêu cụ thể. Bạn nên tiến hành lên một danh sách những việc cần làm và cần hoàn thành. Đồng thời hãy đặt ra những khoảng thời gian và mốc thời gian nhất định của từng công việc.
Đây chính là điều cốt yếu trong quá trình lên kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả. Đặc biệt là đối với những người hay bị cuốn vào guồng quay công việc mà không hay biết. Thì danh sách này có thể giúp bạn quản lý quỹ thời gian ngắn hạn và dài hạn của mình tốt hơn.
Bước 3: Sắp xếp công việc
Tiếp theo cũng là một bước cực kỳ quan trọng trong tiến trình xây dựng kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả. Đó chính là sắp xếp lại các công việc một cách khoa học và tối ưu nhất. Những nghiên cứu về phương pháp quản lý thời gian chỉ ra rằng sắp xếp công việc có 4 mức độ khác nhau:
- Quan trọng và khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không quá khẩn cấp
- Ít quan trọng hơn những khẩn cấp
- Cuối cùng là không quan trọng và cũng không khẩn cấp.
Sau đó bạn có thể ưu tiên thời gian cho việc quan trọng và khẩn cấp trước. Như vậy bạn sẽ đỡ áp lực hơn khi đối mặt với những deadline.
Bước 4: Chia thời gian cụ thể
Sau khi có được danh sách công việc cần làm với kế hoạch sắp xếp hiệu quả. Bạn sẽ xác định được về khoảng thời gian thực hiện và hoàn thành những đầu việc cần làm. Từ đó có thể đảm bảo được mọi thứ diễn ra như đúng kế hoạch và dễ dàng đạt được mục tiêu chúng. Chú ý về việc phân bổ thời gian hợp lý và không nên dành nhiều thời gian cho việc không quan trọng và không cần thiết.
Bước 5: Xem xét và đánh giá
Cuối cùng trong tiến trình xây dựng kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả chính là đánh giá. Hãy xem xét lại những việc mình đã làm và đánh giá hiệu quả thực hiện như thế nào. Rồi từ đó đưa ra giải pháp để khắc phục những điểm chưa tốt và cần thực hiện lại. Những lần nào làm trễ deadline, mất tập trung vì điều gì, phân bổ thời gian đã hợp lý chưa? Như vậy bạn có thể cải thiện nhiều hơn về kỹ năng quản lý thời gian của mình. Trên đây là những thông tin về cách quản lý thời gian hiệu quả. Bên cạnh đó là thông tin về tầm quan trọng của kỹ năng quản lý và sử dụng thời gian. Dịch vụ thay đổi GPKD Song Kim hy vọng đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu có đóng góp về bài viết, vui lòng để lại nhận xét ở cuối bài viết, bạn nhé!
